Правила проведения проверок компаний, фирм и ИП

Превентивные организационные приемы защиты при взаимодействии с государственными органами:

1. Иметь телефоны местных государственных органов, которые могут прийти с проверкой, их руководителей, а также вышестоящих организаций. Быть лично с ними знакомым. Также иметь контакты подразделений собственной безопасности проверяющих органов, прокуратуры, журналистов, депутатов, органов власти и судов.
2. Иметь образцы документов, которые могут предъявлять или составлять проверяющие в процессе проверки (служебные удостоверения, постановления, решения, акты и т.д.).
3. Использовать диктофоны, системы видеонаблюдения компании для контроля за действиями проверяющих.
4. Наладить отношения с прокуратурой, журналистами, депутатами и подразделениями собственной безопасности милиции для дальнейшего отстаивания своих интересов.
5. Установить «тревожную кнопку» вневедомственной охраны и использовать ее при неожиданных приездах проверяющих.
6. Заключить гражданско-правовой договор с частной охранной организацией по охране компании. Возложить на него обязанность создания контрольно-пропускного режима и разработать алгоритм действий охранников при приходе проверяющих. Это позволит выиграть время, а при возможных конфликтах компания все равно не будет отвечать за действия сотрудников частной охранной организации.
7. Создать алгоритм действий охранников при приходе проверяющих.
8. Обратить внимание на нахождение сервера компании. Опасную информацию (черную кассу и т.д.) хранить в месте, не связанном с самой компанией (аренда банковской ячейки, съемные квартиры, сервер в припаркованной машине рядом с офисом, аренда сервера, находящегося в другой стране и т.д.).
9. Использовать режим коммерческой тайны для защиты информационных ресурсов компании (к коммерческой тайне можно получить доступ только с санкции суда).
10. Использовать режимы различных тайн для защиты информации при приходе проверяющих (сдать в аренду помещения для адвокатских кабинетов, для организаций, работающих с государственной тайной и т.д.).
11. Использовать площади иных организаций, находящихся с компанией по одному адресу для экстренного перебрасывания документов на их территорию при приходе проверяющих.
12. Организационно предусмотреть, чтобы в момент проверки не было ни собственника, ни законного представителя, действующего по доверенности. В этом случае проверка либо не проводится, либо приглашаются работники органов исполнительной власти или органов местного самоуправления.
13. Сделать заверенные копии всех важных документов и уже их предъявлять проверяющим. Это поможет избежать изъятия подлинников документов. Следует иметь в виду, что в суде в качестве документальных доказательств признаются только оригиналы документов.
14. Оттягивать сроки предоставления документов по запросам контролирующих органов (например, отправить ответ в виде просьбы уточнить какие именно документы интересуют проверяющих) и предоставлять только минимальное количество документов, требующихся по данному запросу.

Панкратьев Вячеслав Вячеславович
Бизнес-тренер, консультант по корпоративным вопросам безопасности

Вернуться к списку статей